Обязателен ли журнал учёта ЛМК
Прямого законодательного требования о ведении отдельного журнала учёта ЛМК в форме бумажного документа нет. Однако при проверке инспекторы Роспотребнадзора или трудовой инспекции вправе запросить сведения об актуальности медкнижек всего персонала. Отсутствие систематизированного учёта затрудняет предоставление этих данных и создаёт риск выявления нарушений.
Что должно быть в журнале
В стандартный журнал учёта ЛМК включают: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение, номер ЛМК, дату выдачи книжки, дату последнего медосмотра и дату его окончания, дату последней гигиенической аттестации и срок её действия, а также примечания — например, о сотруднике в отпуске или на больничном.
Бумажный журнал или электронный реестр
Организация вправе самостоятельно выбрать форму ведения учёта. Бумажный журнал удобен для небольших коллективов и привычен для многих кадровиков. Электронный реестр — в виде таблицы или специальной системы — позволяет автоматически отслеживать приближение сроков и формировать напоминания. При использовании электронных ЛМК данные можно синхронизировать с официальным реестром.
Кто ответственен за ведение журнала
Ответственным за ведение журнала учёта ЛМК назначается конкретный сотрудник — как правило, специалист по кадрам, сотрудник по охране труда или руководитель подразделения. Назначение оформляется приказом. Ответственный обязан своевременно вносить изменения и уведомлять руководство о приближении сроков истечения медосмотра или аттестации.
Как выстроить систему контроля
Оптимальная система контроля предполагает проверку журнала не реже одного раза в месяц, направление уведомлений работникам за 1–2 месяца до истечения сроков, а также хранение копий результатов медосмотров в личных делах сотрудников. При переходе на электронные ЛМК часть этих функций автоматизируется: данные о прохождении медосмотров и аттестаций обновляются в системе без участия кадровика.
